Velkommen til bestyrelsesarbejdet i Hjernesagen!

Hjernen skal være en folkesag, og alle danskere skal have en forståelse for, hvor unikt og vigtigt et organ, vores hjerne er! Den er afgørende for alt, hvad vi foretager os i livet – og derfor skal vi passe på den. Både for at forebygge stroke, altså blodpropper og blødninger i hjernen, hos den enkelte og for, at Hjernesagen med stor folkelig bevågenhed kan arbejde for at sikre bedre rammer og vilkår for både ramte og pårørende.

Landsforeningens formål
Det kan være godt at kende formålet i dit kommende bestyrelsesarbejde.

Landsforeningens formål er:
• At forebygge, at mennesker rammes af blodprop eller blødning i hjernen
• At sikre bedst mulig behandling af mennesker, der rammes af blodprop eller blødning i hjernen.
• At sikre bedst mulig genoptræning og rehabilitering af mennesker med hjerneskade
• At sikre bedst mulig støtte til mennesker med hjerneskade og deres pårørende

Hjernesagsforeningens formål
I Hjernesagsforeningens bestyrelse skal du arbejde for, at
• Opfylde landsforeningens formål lokalt, herunder at udbrede kendskabet til Hjernesagen.
• Repræsentere foreningen lokalt og herved varetage foreningens interesser over for lokale myndigheder og institutioner og søge at etablere det bedst mulige samarbejde med disse.
• Være social vært ved at skabe et lokalt fællesskab for mennesker med hjerneskade, deres pårørende og frivillige.
• Udvikle lokale aktiviteter og aktiviteter i samarbejde med eventuelt andre hjernesagsforeninger.
• Sikre god trivsel for alle frivillige gennem lederskab og koordinering af frivilligheds-indsatser
• Samarbejde med andre handicap- og patientforeninger fx igennem Danske Handicaporganisationer eller med andre lokale samarbejdspartnere, Ældre Sagen, Parkinsonforeningen m.fl.
• Forvalte de økonomiske midler, der gives fra landsforeningen og det i selv søger fra fonde, virksomheder, kommuner m.v.

Du er valgt til bestyrelsen på generalforsamlingen

Generalforsamlingen er Hjernesagsforeningens øverste myndighed.

Det er på generalforsamlingen, at medlemmer kan være med til at sætte retningen for det kommende år i Hjernesagsforeningen og få indflydelse på, hvem der skal stå for det arbejde samt får mulighed for selv at opstille til bestyrelsen.

På generalforsamlingen vil følgende altid skulle vælges:

• Formand
• Kasserer
• Revisor

Det er op til generalforsamlingen, hvor mange bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, den vil have. Ligeledes er det op til generalforsamlingen, om man vil vælge en næstformand. Det anbefales, at der vælges en næstformand, da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig ved fravær af formand eller næstformand.

Dagsorden for generalforsamlingen skal ifølge vedtægterne indeholde følgende:

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Bestyrelsens beretning til godkendelse
4. Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse
5. Fremlæggelse af budget til orientering
6. Behandling af indkomne forslag
7. I ulige år: Valg af formand og mindst ét bestyrelsesmedlem for 2 år
8. Lige år: Valg af (næstformand), kasserer (og et eller flere bestyrelsesmedlemmer) for 2 år
9. Valg af én eller flere suppleanter til bestyrelsen for en 1-årig periode
10. Valg af revisor

Indberetningsskema

Hvad er en bestyrelse?

Som valgt til bestyrelsen er du valgt for to år ad gangen.

En bestyrelse kan være stor eller lille, men skal bestå af minimum 3 medlemmer, én formand, én kasserer og ét bestyrelsesmedlem.

Formanden og kassereren er valgt på generalforsamlingen, mens bestyrelsen selv kan beslutte, hvordan organiseringen og rollerne skal være i netop jeres bestyrelse. Det kan være, at I vil have en sekretær, en, som står for kommunikationen til medlemmerne, og/eller en, som er tovholder for jeres aktiviteter.

Alle bestyrelsesmedlemmer skal referere til formanden, fx ved udlæg og nye aktiviteter, så det evt. kan tages op på kommende bestyrelsesmøder.

Bestyrelsen

• Skal afholde minimum 4 bestyrelsesmøder om året.
• Kan beslutte at holde flere bestyrelsesmøder, hvis et flertal i bestyrelsen eller formanden ønsker det.
• Er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne, herunder formanden eller næstformanden, er til stede.
• Kan træffe beslutninger ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens eller – i dennes fravær – næstformandens stemme afgørende.
• Skal lede Hjernesagsforeningen indtil næste generalforsamling.
• Skal være loyal overfor de beslutninger, der er truffet på generalforsamlingen.
• Stå for kommunikationen til medlemmerne
• Skal inddrage medlemmerne til fx at hjælpe med aktiviteter eller stå for at afholde aktiviteter
• Skal huske generalforsamlingens intention med beslutninger, hvis nogle af generalforsamlingen beslutninger har været uklare
• Skal lave referat på bestyrelsesmøderne ift. de beslutninger, de har truffet
• Skal følge op på økonomi og budgetter og overholde almindelig god bogføringsskik, så det er muligt at gennemføre en revision, og således at der ikke kan opstå tvivl om, hvordan midler er brugt. Bestyrelsen skal beslutte, hvem der har materialet liggende; det er typisk formand eller kasserer.
• Skal have fokus på, hvordan bestyrelsen kan opretholdes fx ved generationsskifte eller sygdom blandt bestyrelsesmedlemmerne.

Link til video om bestyrelsesarbejde https://www.hjernesagen.dk/bestyrelsesarbejde/

Dit ansvar som bestyrelsesmedlem

Som bestyrelsesmedlem har du et ansvar for Hjernesagsforeningens arbejde og den måde i forvalter det ansvar I har fået i bestyrelsen af generalforsamlingen.

Der gælder det almindelige erstatningsansvar for bestyrelser, hvis I

som bestyrelse handler uansvarligt eller uagtsomt. Dermed kan I blive gjort personligt ansvarlige – juridisk og økonomisk.

Det betyder, at du risikerer at påtage dig et personligt ansvar, hvis du handler i strid med aftalte retningslinjer (uden fuldmagt) eller uforsvarligt og i strid med det, man kan forvente af et almindeligt fornuftigt bestyrelsesmedlem.

Som en del af bestyrelsen skal du være opmærksomme på, at du selv er ansvarlige for at blive informeret om alle relevante forhold. Du skal derfor være opsøgende, nysgerrig og spørge ind til fx formandens og kassererens dispositioner.

Gode fif til, hvordan bestyrelsen kan planlægge opgaver og aktiviteter

I bestyrelsen planlægger I selv aktiviteter og arbejdsopgaver. Her er lidt inspiration til, hvordan I kan gribe det an.

• Udarbejd et årshjul, så I har overblik over bestyrelsens opgaver for hele året
• Lav en aktivitetsplan – hvilke aktiviteter vil I have i løbet af næste år?
• I forhold til aktiviteter skal I være opmærksom på, at
  • Vurdere jeres egne ressourcer – vær realistiske
  • Inddrag jeres medlemmer i planlægning af aktiviteter ift. hvad de er optaget af og ift. om nogle har særlig viden eller andet, de kan bidrage med i en aktivitet
  • Inddrag medlemmerne i at få gennemført aktiviteter i Hjernesagsforeningen – giv dem gerne konkrete opgaver
• • Afklar, hvordan I finansierer hver enkelt aktivitet. Fx via kontingentandel fra foreningen, §18-midler fra kommunen, lokale fonde, eller egenbetaling fra medlemmerne for aktiviteter.
  • Overvej at planlægge aktiviteter, som kan laves på tværs af Hjernesagsforeninger eller i samarbejde med andre foreninger.
  • Hjernesagen har kontakt til fagfolk, f.eks. læger, psykologer og terapeuter, som gerne stiller op med faglige foredrag ved lokale arrangementer. De skal ofte ikke have honorar, men blot betalt transport og en erkendelighed. Kontakt sekretariatet, hvis du vil høre, hvem du kan kontakte i dit lokalområde
  • Gør evt. brug af skabelon til drejebog, når I planlægger en aktivitet (link til)
  • Kontakt sekretariatet ved behov for hjælp til udarbejdelse af årshjul og aktivitetsplan
  • Administrer lokalforeningens hjemmeside og sørg for at opdatere siden med aktiviteter
  • Beslut, hvordan I bedst kommunikerer med jeres medlemmer i lokalforeningen og hvor ofte I vil kommunikere, fx nyhedsbrev hver måned eller lignende
  • Kontakt nye medlemmer og byd dem velkommen til hjernesagsforeningen, evt. telefonisk så I fra start får skabt en relation til jeres nye medlem.

   

  Kontakt sekretariatet, hvis I har spørgsmål eller brug for hjælp

Alle i bestyrelsen har ansvar for at skabe et godt arbejdsklima og en god trivsel

Formandens opgave

• Formanden leder bestyrelsens arbejde.
• Det betyder, at formanden har ansvaret for trivslen i bestyrelsen ved at motivere og inspirere bestyrelsesmedlemmerne til at tage aktiv del i bestyrelsesarbejdet.
• Formanden skal sikre sig, at der sendes dagsorden ud 14 dage før bestyrelsesmøderne, herunder også relevante bilag.
• Formanden skal sikre, at der tages referat fra alle bestyrelsesmøder.
• Formanden har den primære kontakt til hovedbestyrelsen og landsforeningen, men skal samtidig være god til at orientere sin bestyrelse, samt følge op og fordele opgaver blandt bestyrelsesmedlemmerne, så alle oplever sig værdsat.
• Formanden tegner/skriver under sammen med kassereren i Hjernesagsforeningen fx ved indkøb og aftaler.
• Formand og kassereren skal ikke være i familie med hinanden eller bo sammen

Kassererens opgave

• Kassererens rolle er meget vigtig, da personen er med til at tegne hjernesagsforeningen, dvs. er sammen med formanden medunderskriver på køb og aftaler.
• Kassereren skal stå for bogføringen, udarbejde årsregnskab og budget samt løbende overvåge om økonomien er fin til at gennemfører de aktiviteter, som er besluttet af generalforsamlingen og/eller bestyrelsen.
• Hjernesagsforeningens økonomiske situation er fast punkt på bestyrelsesmødernes dagsorden.
• Kassereren skal også stå for ind- og udbetalinger, hvilket betyder, at alle kvitteringer og faktura skal afleveres til kassereren, når de skal betales eller der har været udlæg.
• Kassereren skal som minimum have følgende oplysninger:
  • Hvad har pengene været brugt til og hvor skal aktiviteten/købet konteres?
  • Hvem har godkendt købet?
• Kontakter revisor for gennemgang af årsregnskab

For uddybning, se detaljeret kasserermanual, som findes her: https://www.hjernesagen.dk/regnskab/

Bestyrelsen fastlægger selv, om der skal udpeges yderligere personer til at have opgaver, men følgende roller kan med fordel overvejes:

Næstformands rolle

• At træde til i fravær af formanden
• Støtte formanden i ledelsen af bestyrelsen

Sekretærens rolle

• Sekretæren kan være den, der sender dagsorden og bilag ud for formanden inden bestyrelsesmøderne.
• Sekretæren skriver referater fra bestyrelsesmødet, som sendes ud til bestyrelsesmedlemmerne inden for 14 dage efter bestyrelsesmøderne.
• Sekretæren kan hjælpe med formulering og korrekturlæsning på ansøgninger, breve, politiske henvendelser m.v.

Rolle som ansvarlig for hjernesagsforeningens hjemmeside

• Bestyrelsen kan udpege et bestyrelsesmedlem eller en frivillig til at stå for vedligeholdelse af hjernesagsforeningens hjemmeside på hjernesagen.dk
• Personen kan også stå for vedligehold af lokalforeningens Facebook, Instagram o.l., hvis foreningen bruger disse medier
• Personen kan også være behjælpelig med kommunikationen og kan fx hjælpe bestyrelsen med at kommunikere med medlemmerne ved at skrive nyheder, lave små opslag ved arrangementer eller hvis bestyrelsen vil ud med information m.m.
• Alle lokale bestyrelser kan få hjælp i sekretariatet til at bruge hjemmesiden. Kontakt sekretariatet, hvis I har behov for et kursus i at bruge hjemmesiden.

Rolle som ansvarlig for kontakt til det lokalpolitiske niveau

• Bestyrelsen kan udpege et bestyrelsesmedlem til at holde øje med det politiske landskab i hjernesagsforeningens lokalområde fx følge med i dagsordnerne fra byrådet, social- eller sundhedsudvalget.
• Bestyrelsesmedlemmet kan måske også være interesseret i at stille op til Handicapråd eller Ældreråd i kommunen.
• Bestyrelsesmedlemmet kan også holde kontakten til andre politiske foreninger i lokalområdet fx DH’s lokalafdeling, have kontakt til andre foreningers bestyrelser eller repræsentere foreningen i forskellige politiske samarbejdsgrupper lokalt evt. sammen med formanden.
• Den politiske ansvarlige kan også være den, der skriver breve og deltager i dialogen med myndigheder og institutioner i hjernesagsforeningens område.

Rolle som tovholder for aktiviteter

• Bestyrelsen kan udpege en tovholder, der er ansvarlig for at bestyrelsen får fulgt op på aktiviteterne i hjernesagsforeningen.
• Tovholderen kan også være kontaktperson for frivillige aktivitetsledere, som laver lokale aktiviteter for medlemmerne i hjernesagsforeningen.
• Tovholderen kan fx også afholde inspirations- og erfaringsdage for aktivitetslederne fx 1-2 gange om året enten selv eller på tværs af hjernesagsforeninger og i samarbejde med Hjernesagens sekretariat.
• Tovholderen kan være kontaktperson for tovholdere i andre lokalforeninger, hvis der skal laves aktiviteter på tværs af foreninger eller regionalt.

Frivillige kan kontakte tovholder for evt. nye aktiviteter eller hvis de gerne vil bidrage til allerede eksisterende aktiviteter.

Som bestyrelsesmedlem kan man arbejde politisk på forskellig vis. Det kan dreje sig om fx

• Medlemskab af Dansk Handicaporganisationers lokalbestyrelse
• Bidrage til høringssvar ved kommunale ændringer som fx genoptræningsområdet eller dagtilbudsområdet
• Deltage i udvikling af kommunale indsatser som udpeget repræsentant
• Kontaktperson til kommunens hjerneskadekoordinator og til forebyggelsescentre
• Ved behov for sparring, kontakt sekretariatet

Læs mere om hvordan man påvirker lokalpolitik

Bestyrelsen kan med fordel indgå samarbejder med interne og eksterne samarbejdspartnere for fx at udbrede kendskabet til Hjernesagen og hjernesagsforeningens arbejde og aktiviteter.

Samarbejde internt

• Med andre hjernesagsforeningers bestyrelser fx i planlægning af fælles aktiviteter
• Med Hovedbestyrelsens regionale kontaktperson fx ved hjælp til planlægning af større aktiviteter, ved planlægning og afholdelse af regionale møder, ved behov for støtte til konflikthåndtering

Samarbejde eksternt

• Med andre patientforeninger fx ved sundhedsdage i kommunen, ved budgetlægning i den enkelte kommune, ved Hjerneuge, ved påvirkning af lokalpolitik, afholdelse af fælles medlemsaktiviteter
• Med kommune eller region, fx ved oplæg om Hjernesagen og lokalforeningens aktiviteter på et lokalt genoptræningscenter, på forebyggelsescenteret eller på et sygehus eller ved lån af kommunale lokaler og faciliteter til brug for lokale aktiviteter
• Med specialundervisningscenter, fx med oplæg på deres kurser, brug af deres lokaler og faciliteter, ved fælles planlægning af oplæg fra specialundervisningscentret som lokal aktivitet

Ved behov for sparring omkring samarbejde med eksterne, kontakt sekretariatet

Eksempler med konkrete samarbejder: samarbejde med lokale bibliotek, der ligger lokale til, står for tilmeldinger og bordopstilling, mens lokalforeningen sørger for at byde velkommen og planlægge oplæg med oplægsholder, samarbejde med frivillighedshus og andre foreninger i lokalområdet, aktivitetsoversigt for hele året, som uddeles på hospital og på kommunikationscenter for at tiltrække nye medlemmer – illustreres grafisk

Andre frivillige er vigtige medspillere ift. lokale aktiviteter. De skal ikke nødvendigvis være i bestyrelsen, men kan komme med ideer til aktiviteter i hjernesagsforeningen og bidrage med opgaver. Husk at frivilliges arbejdskraft og ressourcer kan være med til at aflaste jer i bestyrelsen!

Ideer til aktiviteter

·        Spørg ind til jeres medlemmers interesser, når de starter eller ved netværksmøder, så I kan planlægge aktiviteter, der er interesse for og tilslutning til. Måske nogle har særlig interesse, viden eller andre kompetencer, som kan bruges i planlægning af en aktivitet. Det kan være at spørge konkret til medlemmers interesse for fx fisketure, museumsbesøg, faglige oplæg, motionsaktivitet, julebanko eller fælles rejser.

·        Skab råderum til nye aktiviteter og anerkend frivilliges arbejdsindsats – også når den frivillige har ideer til aktiviteter, som I måske ikke selv havde tænkt at igangsætte

Beskriv opgaven

Skal I rekruttere frivillige til en bunden opgave eller aktivitet, kan I med fordel beskrive følgende, for at være sikker på, at de frivillige ved, hvad de siger ja til:

• Beskriv hvem I er og hvad er formålet med aktiviteten
• Hvilken opgave skal den frivillige hjælpe med at løse? Hvad forventer I, at den frivillige gør, når de er frivillige hos jer? Beskriv også gerne, hvor svær eller nem opgaven er, og i hvilket omfang den frivillige selv kan definere sine opgaver.
• Hvorfor er det vigtigt at opgaven bliver løst?
• Hvad skal den frivillige investere af tid og ressourcer? Enten på uge-, måneds- eller årsbasis
• Hvad tilbyder I den frivillige til gengæld for indsatsen?

I kan læse mere om, hvordan I rekrutterer og fastholder frivilliges arbejde i jeres hjernesagsforening her: https://frivillighed.dk/files/media/documents/guides/guide_2188_1630327010.pdf

Eksempler på opgaver for frivillige:

• Medlemsmøder
  • Forberede møder
  • Lede møder
  • Rydde op efter møder
  • Hjælpe personer til og fra møder
  • Sørge for musik til sang
• Aktiviteter
  • Være holdleder
  • Underviser
  • Guide ved udstillinger
  • Holde oplæg
• Personlig hjælper
  • Ledsager til foreningens aktiviteter
  • Ledsager i øvrigt
  • Besøgsven hos en strokeramt person